Datenverarbeitung und Ihre Rechte in Bezug auf den Beschäftigtendatenschutz

Für die Datenverarbeitung bei Beschäftigungsverhältnissen hat der europäische Gesetzgeber durch die Öffnungsklausel in Art. 88 Abs. 1 DSGVO den Weg für eigenständige nationale Regelungen geebnet. Für unser Bundesland wurde das im § 20 Landesdatenschutzgesetz (LDSG) in Anspruch genommen.

Vom Beschäftigtendatenschutz sind folgende Personen erfasst:

• Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, einschließlich der Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer im Verhältnis zum Entleiher
• Beamtinnen und Beamte
• Auszubildende, Praktikantinnen und Praktikanten
• Teilnehmerinnen und Teilnehmer an Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben sowie der Abklärung der beruflichen Eignung oder Arbeitserprobung (Rehabilitandinnen und Rehabilitanden)
• Beschäftigte in anerkannten Werkstätten für behinderte Menschen
• Freiwillige, die einen Dienst nach dem Jugendfreiwilligendienstgesetz oder dem Bundesfreiwilligendienstgesetz leisten
• Personen, die wegen ihrer wirtschaftlichen Unselbständigkeit als arbeitnehmerähn¬liche Personen anzusehen sind; zu diesen gehören auch die in Heimarbeit Be¬schäftigten und die ihnen Gleichgestellten Zivildienstleistende
• Bewerberinnen und Bewerber für ein Beschäftigungsverhältnis
• Personen, deren Beschäftigungsverhältnis beendet ist

Folgende Daten werden von uns zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses / Dienstverhältnisses erforderlich.

• Name, Vorname
• private Anschrift
• Geburtsdatum
• Familienstand, Anzahl der Kinder
• Nachweis einer Schwerbehinderung
• Bankverbindung
• SteuerID, Steuerklasse
• Sozialversicherungsnummer
• Krankenkasse
• Rentenversicherung, Versorgungswerk (einschl. Bescheid über Befreiung von der RV) ZVK-Versicherungsnummer
• Religionszugehörigkeit
• Staatsangehörigkeit
• Vertrag zur Anlage VWL
• Vertrag zur Entgeltumwandlung
• AU-Bescheinigungen
• Funktion und die Tätigkeit
• Entgeltgruppe und Stufe
• ggf. Telekommunikationsdaten (z.B. Teilnahme an Rufbereitschaft)
• Ehrenämter (soweit sich daraus Freistellungsansprüche ergeben)
• Zeugnis über den Berufsabschluss
• Zertifikate über Lehrgangsteilnahme
• Urlaubsscheine, Erfassung von Abwesenheitszeiten
• Ermahnungen, Abmahnungen
• Einwilligung zur Nutzung des Namens (dienstliche E-Mail, Dienstadresse, etc.)
• Einwilligung zur Nutzung Foto (Homepage, Textveröffentlichungen, etc.)

Gemäß § 23 Abs. 3 LDSG ist die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 Abs. 1 DSGVO) für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses zulässig, wenn sie zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass das schutzwürdige Interesse der betroffenen Person an dem Ausschluss der Verarbeitung überwiegt (z. B. Angaben zur Schwerbehinderung).

Die o.g. Daten sind Inhalt der Personalakte, in die (eigenen Akte) alle Beschäftigtet Einsicht nehmen können.

Die Verarbeitung der Daten erfolgt im eigenen Rechenzentrum der Landeshauptstadt Mainz.

Mit Ihrer Bewerbung werden durch uns folgende personenbezogene Daten erfasst:

• Name, Vorname
• Titel, Anrede
• Geburtsdatum
• Privatadresse
• private Telefonnummer/E-Mail-Adresse
• ggf. Schwerbehinderung und Grad der Behinderung
• Aufmerksamkeit auf Unternehmen
• Qualifikation, Abschluss
• Angaben zu persönlichen Vorstellungen zum Arbeitsplatz (Arbeitsbeginn, bevorzugter Einsatzbereich, bevorzugte Arbeitszeit)
• sonstige persönliche Anmerkungen

Aus Ihren Bewerbungsunterlagen erfassen wir das Bewerbungsschreiben, den Lebenslauf, die Zeugnisse, Zertifikate, ggf. den Nachweis über eine Schwerbehinderung.

Ihre Daten werden ausschließlich für die Besetzung der ausgeschriebenen Stelle innerhalb der Landeshauptstadt Mainz verwendet und nur durch die hierzu befugten Beschäftigten an die für das konkrete Bewerbungsverfahren zuständigen Stellen unserer Verwaltung weitergeleitet.

Abweichend davon ist eine Verwendung der Bewerbungsunterlagen für andere Zwecke als die Besetzung der ausgeschriebenen Stelle nur möglich, wenn Sie uns hierfür ausdrücklich Ihre Einwilligung erteilen. Sollten Sie hiervon Gebrauch machen wollen, benötigen wir eine schriftliche Einwilligungserklärung von Ihnen, die sich nach Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO i. V. m. Art. 7 DSGVO richtet und die Sie jederzeit widerrufen können.

Nach Ablauf von sechs Monaten, nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, werden Ihre persönlichen Daten grundsätzlich gelöscht, es sei denn, dass gesetzliche Bestimmungen einer Löschung entgegenstehen bzw. die weitere Speicherung zum Zwecke der Beweisführung erforderlich ist.

Abweichend davon ist eine längere Speicherung nur möglich, wenn Sie hierfür ausdrücklich Ihre Einwilligung erteilt haben. Sollten Sie hiervon Gebrauch machen wollen, benötigen wir eine schriftliche Einwilligungserklärung von Ihnen, die sich nach Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO i. V. m. Art. 7 DSGVO richtet und die Sie jederzeit widerrufen können.

Wir dürfen Informationen im Bewerberverfahren, die vom Fragerecht nicht erfasst sind, auch über allgemein zugängliche Quellen beschaffen, die Bewerber zur Selbstdarstellung nutzen (z. B. berufliche Netzwerke, wie XING oder LinkedIn).

Zum Zwecke der Außendarstellung werden auch Fotografien von Beschäftigten der Landeshauptstadt veröffentlicht, wenn dies für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses (§ 20 Abs. 1 LDSG) erforderlich ist. Andernfalls ist Rechtsgrundlage hierfür Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO. Wenn Fotos von Beschäftigten auf Basis einer Einwilligung genutzt werden sollen, ist zu beachten, dass diese nicht nur ausdrücklich schriftlich erteilt werden muss, sondern aufgrund einer im Beschäftigungsverhältnis bestehenden Abhängigkeit auch die Umstände der Einwilligungserteilung mit Blick auf die Freiwilligkeit zu berücksichtigen sind. Sie können die Einwilligung Art. 7 DSGVO jederzeit widerrufen. Jugendliche ab 16 Jahren dürfen das Einverständnis selbst erteilen.

Sollten Sie die weitere Verarbeitung und Veröffentlichung Ihrer Fotografien widersprechen und aus besonders berücksichtigungswürdigen Gründen die Rechte und Freiheiten von Ihnen als abgebildeten Person verletzt sein, werden wir durch geeignete Maßnahmen die weitere Verarbeitung unterlassen. Eine Unkenntlichmachung der Fotografie in Printmedien, die bereits ausgegeben sind, kann nicht erfolgen. Eine Löschung auf der Website oder im Intranet der Landeshauptstadt Mainz erfolgt im Rahmen der technischen und organisatorischen Möglichkeiten.

Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüfen wir, ob die rechtlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind, und Sie erhalten von uns eine entsprechende Mitteilung.

Die Daten werden so lange bei uns gespeichert, wie die/der Beschäftigte noch Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis bzw. Dienstverhältnis herleiten könnte (z. B. im Rahmen eines möglichen Rechtsstreites). Weiterhin werden die Daten benötigt bei etwaigen Steuerprüfungen sowie gegenüber Sozialversicherungen, wo diese als Beleg vorgelegt werden müssen (z. B. Gehaltsabrechnungen).

Bewerbungsunterlagen werden nach Ablauf von sechs Monaten nach Versendung des Absageschreibens vernichtet bzw. gelöscht, es sei denn, es sprechen rechtliche Gründe dagegen oder die/der Bewerber:in hat in eine längere Speicherung eingewilligt oder der/die Bewerber:in wird übernommen. Im letzteren Fall werden die erforderlichen Bewerberdaten im Rahmen der Personalsachbearbeitung weiter genutzt.

Die Löschung der Daten wird protokolliert.

Von den oben genannten Daten werden jeweils nur die entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen erforderlichen Daten an Dritte (z. B. Lohnabrechnungsstelle, Krankenkasse, Finanzamt, Zusatzversorgungskasse, Agentur für Arbeit, Landesamt für Statistik) weitergegeben.

Wir weisen darauf hin, dass Bewerberdaten im Fall einer Konkurrentenklage ggf. offenzulegen sind.

Unsere Datenverarbeitung findet in Deutschland und in der EU statt, eine Übermittlung der Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation findet nicht statt.

Sollten Sie Fragen zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten haben oder Informationen zur Berichtigung oder Löschung von Daten benötigen, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten.

Den Widerruf erteilter Einwilligungen können Sie in Textform per E-Mail an nachfolgende Mailadresse richten:

datenschutzstadt.mainzde

Ggf. werden wir Sie bitten, sich zu identifizieren. Hierzu sind wir bei bestehenden Zweifeln verpflichtet, insbesondere bei der Übermittlung von E-Mails, die nicht mit einer qualifizierten digitalen Signatur versehenen wurden. Alternativ steht Ihnen auch der Postweg zur Verfügung.